Så förhandlar du avtalspris på kontorsmaterial
Även små företag kan få avtalspris på kontorsmaterial. Så förbereder du dig, vad du ska be om och vilka villkor som är viktigast att granska.
Många tror att avtalspriser bara är för stora företag och kommuner. Men de flesta leverantörer av kontorsmaterial vill gärna ha återkommande kunder, även mindre, och är beredda att sänka priset för att få dem.
1. Ta reda på vad ni faktiskt köper
Innan du kontaktar någon leverantör behöver du veta vad ni köper idag. Gå igenom fakturorna från de senaste 6–12 månaderna och skriv ner:
- De 10–20 artiklar ni köper oftast (papper, toner, pennor, kaffe, städmaterial …).
- Ungefär hur mycket av varje per månad eller kvartal.
- Vad ni betalar idag, exkl. moms.
- Hur ofta ni beställer och vad ni betalar i frakt.
Den listan är ert viktigaste förhandlingsunderlag. Den visar att ni är en seriös kund och gör det lätt för leverantören att räkna på ett pris.
2. Begär offert från flera leverantörer
Skicka samma lista till minst tre leverantörer. Då får ni jämförbara svar och ett verkligt underlag att förhandla med. Fråga efter:
- Pris per artikel på er lista.
- Rabatt på övrigt sortiment, till exempel en procentsats på allt utanför listan.
- Fraktvillkor och gräns för fri frakt.
- Fakturavillkor, till exempel 30 dagar netto och samlingsfaktura per månad.
Med vår offertförfrågan kan du skicka förfrågan till flera leverantörer på en gång.
3. Förhandla om mer än priset
Styckpriset är bara en del av kostnaden. Ofta är det lättare att få igenom förbättringar på villkoren:
- Fri frakt från en lägre summa, eller alltid fri frakt.
- Samlingsfaktura en gång i månaden istället för en faktura per order. Det sparar tid i bokföringen.
- Fasta priser under avtalsperioden, så att ni slipper prishöjningar mitt i året.
- Kundanpassad webbshop där bara era avtalsartiklar visas, så att alla på kontoret beställer rätt varor.
- Kontaktperson som ni kan ringa när något blir fel.
4. Granska avtalet innan du skriver på
Läs igenom villkoren noga. Titta särskilt på:
- Avtalstid och uppsägning. Hur länge binder ni er, och förlängs avtalet automatiskt?
- Prisjusteringar. Får leverantören höja priserna under avtalstiden, och i så fall hur ofta och med hur mycket?
- Minsta köpvolym. Finns det krav på att köpa för en viss summa per år?
- Ensamrätt. Får ni fortfarande handla hos andra om ni hittar ett bättre erbjudande?
5. Följ upp efter ett halvår
Ett avtal är bara bra om det följs. Jämför fakturorna med avtalspriserna efter några månader. Det är inte ovanligt att artiklar faktureras till fel pris, eller att kollegor beställer liknande varor som inte ingår i avtalet.
Sammanfattning
Ta fram en inköpslista, be minst tre leverantörer om offert och förhandla om villkoren, inte bara priset. Även ett litet företag kan få bättre pris och smidigare inköp med ett enkelt avtal.
Jämför leverantörer eller begär offert för att komma igång.