Budget för kontorsmaterial – så räknar du ut ert behov
Hur mycket kontorsmaterial behöver ert kontor? En enkel metod för att räkna ut behovet, sätta en budget och undvika både brist och överlager.
Kontorsmaterial är en kostnad som lätt glider iväg. Någon beställer lite extra för säkerhets skull, någon annan beställer samma sak från en annan webbshop, och plötsligt står skåpet fullt av pärmar medan tonern tagit slut. En enkel budget löser det mesta.
Steg 1: Utgå från vad ni redan köper
Det mest träffsäkra underlaget är er egen historik. Gå igenom fakturor och kvitton för det senaste året och sortera kostnaderna i några kategorier:
| Kategori | Exempel |
|---|---|
| Papper | Kopieringspapper, kuvert, etiketter |
| Utskrift | Toner, bläck, trumenheter |
| Skrivmaterial | Pennor, block, post-it, märkpennor |
| Arkivering | Pärmar, plastfickor, registerblad |
| Fika och kök | Kaffe, te, mjölk, diskmedel |
| Städ och hygien | Toalettpapper, handtvål, soppåsar |
Summera varje kategori. Då ser du direkt var pengarna går, och var det lönar sig mest att jämföra priser.
Steg 2: Räkna per anställd
Dela årskostnaden per kategori med antalet anställda. Det ger en siffra per person som gör budgeten lätt att justera när ni anställer eller blir färre.
Behovet skiljer sig mycket mellan verksamheter. En byrå som skriver ut avtal och offerter förbrukar betydligt mer papper och toner än ett kontor som jobbar nästan helt digitalt. Därför är er egen historik ett bättre underlag än schablonsiffror från internet.
Steg 3: Saknar ni historik? Gör en testmånad
Om ni är ett nytt företag eller aldrig har följt upp inköpen, gör så här:
- Inventera vad som finns i förrådet i dag.
- Låt en person ansvara för alla beställningar under en månad.
- Inventera igen efter en månad och räkna ut förbrukningen.
- Gånga med tolv och lägg till en marginal för toppar.
Steg 4: Sätt budgeten och en ansvarig
När ni vet ungefär vad ni förbrukar:
- Sätt en årsbudget per kategori, gärna uppdelad per kvartal.
- Utse en inköpsansvarig. Det minskar dubbelbeställningar och gör det enklare att samla ordrar så att ni når gränsen för fri frakt.
- Bestäm en beställningsrytm, till exempel en gång i månaden. Färre och större beställningar ger färre fraktkostnader och färre fakturor.
Steg 5: Hitta besparingarna
Med budgeten på plats blir det lätt att se var ni kan spara:
- Jämför priset på era största kategorier hos flera leverantörer. Ofta står några få artiklar för en stor del av kostnaden.
- Byt till kompatibla toner där det fungerar. Läs mer i guiden om originaltoner och kompatibla.
- Förhandla avtalspris när ni vet er årsvolym. Se guiden om avtalspris.
- Skriv ut mindre. Dubbelsidig utskrift som standard och digital signering minskar både papper och toner.
Sammanfattning
Börja med historiken, räkna per anställd och låt en person ansvara för inköpen. Då har ni koll på kostnaden och ett bra underlag när ni jämför leverantörer.
Se vad standardkorgen kostar hos olika leverantörer eller begär offert med er inköpslista.